Databehandleraftale

Dataansvarlig:

[Indsættes: Virksomhed, adresse, CVR-nr.]

Kontaktperson:

[Kontaktperson og kontaktinformationer]

og

Databehandler:
Jump4it/APVpartner
Stendyssevej 8
4400 Kalundborg,
CVR-nr: 39391732

Kontakt:
din@apvpartner.dk


Parterne kaldes i det følgende henholdsvis den “Dataansvarlige” og “Databehandleren”, og “Part” eller tilsammen “Parterne”.

Introduktion

Ved brug af WebApplikationen/Servicen/APV-system/Servicen og ethvert modul eller funktion i forbindelse med Applikationen/Servicen (i det hele benævnt “Applikationen/Servicen”), vil den Dataansvarlige være ansvarlig for sin behandling af personoplysninger i Applikationen/Servicen. Databehandleren vil behandle personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige. For at sikre, at parterne lever op til sine forpligtelser under nationale databeskyttelsesregler samt Europa-Parlamentet og Rådets forordning (EU) 2016/279 (“GDPR”), har parterne indgået denne databehandleraftale (“aftalen”), som udgør instruksen fra den Dataansvarlige til Databehandleren og dermed regulerer Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige.

Begge Parter bekræfter, at de har fuldmagt til at underskrive aftalen.

Databehandleren behandler desuden udelukkende personoplysninger i overensstemmelse med APVpartners Privatlivspolitik.

Definitioner

Definitionen af personoplysninger, særlige kategorier af data (følsomme oplysninger), behandling, den registrerede, dataansvarlig og databehandler er den samme som den relevante persondatalovgivning, herunder GDPR.

Aftalen regulerer Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige, og beskriver, hvordan Databehandleren skal medvirke til at beskytte privatliv på vegne af den Dataansvarlige og dennes registrerede gennem tekniske og organisatoriske foranstaltninger som er krævet under den gældende databeskyttelseslovgivning, herunder GDPR fra den 25. maj 2018.

Formålet med Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige er at sikre, den Dataansvarliges brug af Applikationen/Servicen og opfyldelsen af denne aftale.

Aftalen har forrang for andre modstridende bestemmelser vedrørende behandling af personoplysninger for så vidt angår vilkår for brugen af Applikationen/Servicen eller i andre aftaler gældende parterne imellem. Aftalen er gyldig, så længe den Dataansvarlige har en konto i Applikationen/Servicen, og Databehandleren derfor skal behandle personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige. Aftalen har dog ikke forrang, såfremt parterne har indgået en anden databehandleraftale, hvoraf fremgår, at den databehandleraftale har forrang frem for denne aftale.

Databehandlerens forpligtelser

Databehandleren skal udelukkende behandle personoplysninger på vegne af og som følge af den Dataansvarliges instruktioner. Ved at indgå denne aftale, instruerer den Dataansvarlige Databehandleren i at behandle personoplysninger på følgende måder:

  • i overensstemmelse med gældende lovgivning,
  • for at opfylde sine forpligtelser i henhold til abonnements- og kundevilkår for Applikationen/Servicen,
  • som yderligere specificeret ved den Dataansvarliges normale brug af Applikationen/Servicen, og
  • som beskrevet i denne aftale.

Kategorierne af registrerede og personoplysninger som behandles i henhold til denne aftale er beskrevet i bilag A og B.

Som en del af at kunne levere Applikationen/Servicen er Databehandleren forpligtet til enhver tid at give den Dataansvarlige gode og konkurrencedygtige løsninger, der følger med udviklingen. Databehandleren kan tilbyde bedre løsninger, som er tilpasset den enkelte Dataansvarliges behov, ved at registrere hvordan Dataansvarlig og dennes repræsentanter bruger Applikationen/Servicen. Dette gør Databehandler for at kunne lave en bedre version af Applikationen/Servicen, og generelt yde bedre tjenester og give mere relevant kommunikation til den Dataansvarlige og dennes repræsentanter. Målet er at Dataansvarlig skal løse så mange udfordringer som muligt på et sted. I den grad at personoplysninger fra Applikationen/Servicen indgår i dette arbejde, behandles disse i henhold til denne aftale og gældende lovgivning.

Databehandleren har ikke nogen grund til at tro, at gældende lovgivning forhindrer Databehandleren i at efterleve instruktionerne gengivet ovenfor. Databehandleren skal, hvis denne bliver opmærksom på det, give den Dataansvarlige besked om instruktioner eller andre behandlingsaktiviteter udført af den Dataansvarlige, som efter Databehandlerens opfattelse strider imod den gældende databeskyttelseslovgivning.

Under hensyntagen til den teknologi, der er tilgængelig, og omkostningerne ved implementeringen, samt omfanget, konteksten og formålet med behandlingen, er Databehandleren forpligtet til at foretage alle rimelige foranstaltninger, herunder tekniske og organisatoriske, for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau i forhold til den risiko og kategorien af personoplysninger, der skal beskyttes.

Databehandleren skal bistå den Dataansvarlige med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som dette er muligt og under hensyntagen til behandlingens art og kategorien af oplysninger, der er tilgængelige for Databehandleren, for at sikre overholdelse af den Dataansvarliges forpligtelser i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning, herunder for så vidt angår bistand i forhold til opfyldelse af anmodninger fra registrerede samt generel overholdelse af bestemmelserne under GDPR artikel 32-36.

Databehandleren skal underrette den Dataansvarlige uden unødig forsinkelse via kontaktperson oplyst i Databehandleraftalen, hvis Databehandleren bliver bekendt med sikkerhedsbrist.

Endvidere skal Databehandleren så vidt muligt og lovligt underrette den Dataansvarlige, hvis;

  1. En anmodning om indsigt i personoplysninger modtages direkte fra den registrerede
  2. En anmodning om indsigt i personoplysninger modtages direkte fra statslige myndigheder, herunder politiet.

Databehandleren må ikke besvare sådanne anmodninger fra registrerede, medmindre denne er autoriseret af den Dataansvarlige til at gøre det. Databehandleren vil endvidere ikke videregive information om denne aftale til statslige myndigheder såsom politiet, herunder personoplysninger, medmindre Databehandleren er forpligtet til det i medfør af lovgivningen, såsom ved en retskendelse eller lignende.

Hvis den Dataansvarlige kræver information eller assistance omkring sikkerhedsforanstaltninger, dokumentation eller information om, hvordan Databehandleren behandler personoplysninger generelt, og en sådan anmodning indeholder information, som går ud over, hvad der er nødvendigt ifølge gældende Databeskyttelseslovgivning, må Databehandleren kræve betaling for sådanne yderligere services.

Databehandleren og dennes ansatte skal sikre fortrolighed i forhold til personoplysninger, som behandles i henhold til aftalen. Denne bestemmelse skal ligeledes gælde efter ophør af aftalen.

Den Dataansvarliges forpligtelser

Den Dataansvarlige bekræfter ved indgåelse af denne aftale, at:

  • Den Dataansvarlige skal ved brug af Applikationen/Servicen stillet til rådighed af Databehandleren, udelukkende behandle personoplysninger i overensstemmelse med kravene i den gældende Databeskyttelseslovgivning.
  • Den Dataansvarlige har et lovligt grundlag for at behandle og videregive personoplysninger til Databehandleren (herunder til underdatabehandlere som Databehandleren anvender).
  • Den Dataansvarlige har ansvaret for nøjagtigheden, integriteten, indholdet af pålideligheden og lovligheden af de personoplysninger som behandles af Databehandleren.
  • Den Dataansvarlige har opfyldt alle obligatoriske krav og pligter i forhold til anmeldelse hos eller opnåelse af tilladelse fra de relevante offentlige myndigheder for så vidt angår behandlingen af personoplysninger.
  • Den Dataansvarlige har opfyldt sin oplysningsforpligtelser over for de registrerede vedrørende behandlingen af personoplysninger i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.
  • Den Dataansvarlige er enig i, at Databehandleren har givet de relevante garantier for så vidt angår implementeringen af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre de registreredes rettigheder og deres personoplysninger.
  • Den Dataansvarlige skal ved brug af Applikationen/Servicens ikke behandle følsomme oplysninger, ud over de som specificeret i bilag A og B.
  • Den Dataansvarlige skal have en opdateret liste over de kategorier af personoplysninger, som denne behandler, dette gælder særligt i det omfang sådan behandling indeholder personfølsomme oplysninger.

Brug af underdatabehandlere og videregivelse af data

Som en del af driften af Applikationen/Servicen anvender Databehandleren underleverandører (“Underdatabehandlere”). Sådanne Underdatabehandlere kan være andre tredjepartsleverandører i og uden for EU/EØS. Databehandlerens underleverandører er oplistet i den til enhver tid opdaterede liste over underdatabehandlere, som kan ses her: https://mail.apvpartner.dk/om/persondatapolitik-hos-apvpartner/samarbejdspartnere. Databehandleren skal sikre sig, at dennes Underdatabehandlere skal overholde tilsvarende forpligtelser og krav, som er beskrevet i aftalen. Al brug af Underdatabehandlere er endvidere underlagt APVpartner’ Persondatapolitik.

Denne aftale udgør den Dataansvarliges forudgående generelle og specifikke skriftlige godkendelse af Databehandlerens brug af Underdatabehandlere.

Hvis en Underdatabehandler er etableret uden for eller personoplysninger opbevares uden for EU/EØS giver den Dataansvarlige Databehandleren autorisation til at sikre et tilstrækkeligt grundlag for overførsel af personoplysninger til tredjeland på vegne af den Dataansvarlige, herunder ved anvendelse af EU Kommissionens standardkontrakter eller i overensstemmelse med Privacy Shield.

Den Dataansvarlige skal orienteres, inden Databehandlere udskifter sine Underdatabehandlere. Den Dataansvarlige har dog kun ret til at protestere imod en ny Underdatabehandler, som behandler personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige, hvis denne ikke behandler data i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. I en sådan situation skal Databehandleren demonstrere overensstemmelse ved at give den Dataansvarlige adgang til Databehandlerens databeskyttelsesvurdering af Underdatabehandleren. Hvis der stadig er uenighed om anvendelsen af Underdatabehandleren kan den Dataansvarlige anmode om sletning af sin konto i Applikationen/Servicen, at den Dataansvarliges personoplysninger ikke behandles af den pågældende Underdatabehandler.

Sikkerhed

Databehandleren er forpligtet til at sikre et højt sikkerhedsniveau i sine produkter og services, hvilket sikres ved relevante organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger, som er påkrævede i henhold til information om sikkerhedsforanstaltninger som beskrevet i GDPR artikel 32.

Endvidere har APVpartners interne databeskyttelses politikker til formål at sikre fortrolighed, integritet, modstandsdygtigheden og adgangen til personoplysninger. De følgende foranstaltninger er særligt væsentlige:

  • Klassificering af personoplysninger for at sikre implementering af sikkerhedsforanstaltninger relevante i forhold til risikovurderinger.
  • Vurdering af kryptering og pseudonymisering som risikoreducerende faktorer
  • Begrænse adgangen til personoplysninger til de relevante personer, der skal til for at overholde krav og forpligtelser i aftalen eller i henhold til parternes aftale om anvendelse af Applikationen/Servicen.
  • Kortlægge sikkerhedsstrukturen samt hvordan personoplysninger overføres imellem parterne.
  • Foretage vurdering af eget sikkerhedsniveau for at sikre, at nuværende tekniske og organisatoriske foranstaltninger er tilstrækkelige til beskyttelse af personoplysninger, herunder i henhold til GDPR artikel 32 om behandlingssikkerhed samt artikel 25.

Tilsyn og revision

  • Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
  • Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren.
  • Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

Den Dataansvarlige er ansvarlig for alle omkostninger i forbindelse med anmodningen om revision. Databehandlerens assistance i forbindelse hermed, som overskrider den almindelige service som Databehandleren skal stille til rådighed som følge af gældende databeskyttelseslovgivning, afregnes særskilt.

Varighed og ophør

Aftalen er gældende, så længe Databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige i forbindelse med den Dataansvarliges brug af Applikationen/Servicen.

Denne aftale vil automatisk ophøre ved sletning af den Dataansvarliges konto i Applikationen/Servicen. Ved ophør af kontoen vil Databehandleren slette alle personoplysninger, som Databehandleren har behandlet på vegne af den Dataansvarlige under aftalen.

Databehandleren er berettiget til at beholde personoplysninger efter ophør af aftalen i det omfang, det er nødvendigt i henhold til gældende lov, hvilket i så fald vil ske i overensstemmelse med de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som er beskrevet i aftalen.

Ændringer

Ændringer til Aftalen skal vedlægges i et særskilt bilag til aftalen.

Hvis nogen af bestemmelserne i aftalen er ugyldige, får dette ikke indvirkning på de resterende bestemmelser. Parterne skal erstatte ugyldige bestemmelser med en lovlig bestemmelse, som afspejler formålet med den ugyldige bestemmelse.


Bilag A – Kategorier af Personoplysninger og Registrerede

Kategorier af Registrerede og Personoplysninger som behandles i henhold til aftalen,i forbindelse med Standard-APV/Trivselsundersøgelser (ej brug af APVdrift-applikationen)

a. Kategorier af registrerede

  1. Den Dataansvarliges medarbejdere

b. Kategorier af personoplysninger

  1. Navn
  2. E-mail

Bilag B – Kategorier af Personoplysninger og Registrerede

Kategorier af Registrerede og Personoplysninger som behandles i henhold til aftalen, i forbindelse med APVdrift applikation

a. Kategorier af Registrerede

  1. Den Dataansvarliges medarbejdere
  2. Den Dataansvarliges kunder
  3. Den Dataansvarliges kontaktpersoner

b. Kategorier af Personoplysninger

  1. Kontaktoplysninger, som navn, adresse, telefonnummer
  2. Stilling og arbejdsrelateret tilhørsforhold
  3. evt. øvrige personoplysninger, der er nødvendige for, at den Dataansvarlige kan administrere medarbejderinformation samt kunderelationer/kontakter